Verwendung von automatischen Antworten (canned responses) in googleMail

Kennen Sie das? Sie verwenden unglaublich viel Zeit darauf ständig die gleichen eMails wieder und wieder zu schreiben? Wenn Sie diese Frage mit “JAAAA!” beantwortet haben wird es Sie freuen dass zumindest gMail mit seinen canned responses hier Abhilfe schafft.

Bei canned responses handelt es sich dabei um einfach anzulegende eMail-Vorlagen die sie bei Bedarf einfach in Ihre eMails einfügen können.

und so gehts.

Aktivierung der canned responses

Bevor Sie die canned responses verwenden können müssen Sie diese erstmal aktivieren. Dazu wählen Sie in den Einstellungen wie unten gezeigt den Bereich “Erweitert” und aktivieren dort die “Antwortvorlagen”. Vergessen Sie dabei nicht die Änderungen zu speichern!

Einstellungsmenü in GoogleMail aufrufen
Rufen Sie über das Zahnradsymbol die Einstellungen von GoogleMail auf

 

 

…und aktivieren Sie unter dem Reiter “Erweitert” die Antwortvorlagen

Schreiben einer canned response

Wir haben nun also die canned responses aktiviert. Aber wie verwenden wir diese nun? Nirgends in der normalen Benutzeroberfläche finden wir die Option eine Antwortvorlage zu erstellen.

Nun, leider sind die canned responses ein wenig versteckt. Um eine neue Vorlage zu erstellen beginnen Sie wie mit einer neuen eMail und schreiben Ihren Vorlagentext wie jede andere eMail auch. Sobald Sie fertig sind klicken Sie rechts unten auf die 3 Punkte um das Menü zu öffnen. Aha! Unter dem Punkt “Gespeicherte Antworten” finden Sie nun unter der Überschrift Speichern den Menüpunkt “Neue Antwortvorlage…”. Klicken Sie hier und vergeben Sie einen Namen für unsere neue Vorlage. Fertig!

eMail schreiben auswählen
Klicken Sie auf Schreiben um den “Neue eMail Dialog” aufzurufen
abspeichern der Vorlage über das 3 Punkte-Menü und den Menüpunkt "gespeicherte Antworten"
…öffnen Sie nun über die 3 Punkte das Menü und wählen Sie den Punkt “gespeicherte Antworten”. Über “neue Antwortvorlage…” lässt sich die eMail als Vorlage speichern.

 

Sobald Sie nun eine eMail schreiben können Sie über das gleiche Menü Ihre vorgefertigte Antwort auswählen und sparen auf diese Art und Weise massig Zeit beim Schreiben von eMails!

Fazit

Wenn Sie es ebenfalls satt haben immer und immer wieder die gleichen eMails zu schreiben die sowieso immer den gleichen Text haben, dann bieten canned responses hier eine wunderbare Möglichkeit Ihnen diese monotone Arbeit ein wenig zu erleichtern.

Persönlich benutze ich diese Vorlagen sehr gerne als eine Art personalisierbaren Textrahmen. In vielen Situationen reichen vorgefertigte Textbausteine ja durchaus aus, beispielsweise um Kunden über vertragliche Standardklauseln, Garantieansprüche oder ähnliches zu unterrichten. Hier helfen einem Textbausteine sogar dabei Fehler zu vermeiden und man muss auch nicht alles aus irgendwelchen Office Dokumenten hin und her kopieren sondern hat alles direkt im Google Mail Client verfügbar, beispielsweise auch wenn man mal unterwegs ist!

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.